Aturan pengirim dan artinya bagi usaha kecil
Dalam beberapa tahun terakhir, layanan email besar tidak lagi menganggap pembuktian pengirim sebagai anjuran saja. Mereka mewajibkannya, dan surat yang tidak memenuhi syarat akan ditolak.
Bab ini menjelaskan aturan yang berlaku, dan yang lebih penting bagi sebagian besar pembaca, bagian mana yang sebenarnya tidak berlaku untuk Anda.
Dua tingkatan yang berbeda
Aturan yang diberlakukan penyedia email besar terbagi menjadi dua tingkatan. Membedakan keduanya bisa menghilangkan banyak kekhawatiran yang tidak perlu.
Tingkatan pertama berlaku untuk semua pengirim, berapa pun jumlah suratnya. Isinya hal-hal mendasar: memiliki SPF atau DKIM yang sah, mengirim melalui koneksi terenkripsi, dan tidak memalsukan identitas. Kalau Anda mengirim melalui layanan email yang wajar, sebagian besar syarat ini sudah terpenuhi tanpa perlu Anda urus.
Tingkatan kedua berlaku untuk pengirim dalam jumlah besar, dengan batas sekitar lima ribu surat per hari ke satu penyedia. Pada tingkatan ini syaratnya bertambah: wajib memiliki SPF dan DKIM sekaligus, wajib memiliki DMARC dengan keselarasan yang benar, wajib menyediakan tombol berhenti berlangganan sekali klik untuk surat promosi, dan wajib menjaga tingkat keluhan spam tetap rendah.
Percetakan Cahaya Terang mungkin mengirim sekitar tiga puluh surat per hari, sehingga termasuk tingkatan pertama. Artinya, kewajiban tombol berhenti berlangganan dan batas keluhan spam tidak berlaku baginya.
Yang berlaku kalau jumlah surat Anda sedikit
Kalau Anda hanya mengirim penawaran dan balasan satu per satu, yang perlu Anda lakukan sudah dibahas di dua bab sebelumnya: pastikan SPF benar, pasang DKIM, dan pasang DMARC setidaknya pada tingkat tanpa tindakan.
Walaupun DMARC belum diwajibkan untuk jumlah surat yang kecil, saya tetap menyarankan untuk memasangnya. Alasannya bukan soal kepatuhan terhadap aturan, tetapi karena laporannya memberi tahu Anda siapa saja yang mengirim surat atas nama domain Anda, dan informasi ini berguna terlepas dari aturan penyedia mana pun.
Yang berubah kalau Anda mulai mengirim surat massal
Begitu Anda mulai mengirim kabar berkala, promosi diskon, atau ucapan hari raya ke seluruh daftar pelanggan sekaligus, keadaannya menjadi berbeda, walaupun jumlahnya belum mencapai batas pengirim besar.
Ada tiga hal yang perlu Anda siapkan.
Pertama, kirim melalui layanan surat massal, jangan melalui aplikasi email biasa dengan ratusan alamat di kolom penerima. Selain membuat pelanggan bisa saling melihat alamat email satu sama lain, cara ini juga menjadi tanda paling jelas bagi penerima bahwa surat Anda patut dicurigai.
Kedua, sediakan cara berhenti berlangganan yang bisa dilakukan dengan satu klik, tanpa mengharuskan orang login atau mengisi formulir. Layanan surat massal yang baik sudah menanganinya secara otomatis. Tanggapi permintaan berhenti berlangganan dengan cepat, jangan sampai berminggu-minggu.
Ketiga, jaga daftar penerima Anda tetap bersih. Alamat yang tidak pernah membuka surat Anda selama setahun sebaiknya dikeluarkan saja. Mengirim surat kepada orang yang tidak tertarik akan menurunkan reputasi Anda, dan reputasi yang turun ikut memengaruhi surat-surat lain, termasuk penawaran dan faktur.
Pemisahan yang perlu dijaga
Ada satu pemisahan penting yang sering dilanggar oleh usaha kecil, yaitu antara surat transaksi dan surat promosi.
Surat transaksi adalah faktur, konfirmasi pesanan, tanda terima, dan balasan atas permintaan pelanggan. Surat seperti ini memang ditunggu oleh penerimanya dan tidak dianggap sebagai promosi.
Surat promosi adalah kabar berkala, penawaran, dan pengumuman diskon.
Kalau keduanya dikirim melalui jalur yang sama, satu keluhan spam terhadap surat promosi bisa ikut merusak jalur yang dipakai untuk mengirim faktur. Karena itu banyak usaha memakai dua jalur yang terpisah, dan bab berikutnya menjelaskan cara paling sederhana untuk melakukannya.
