Kunci akun, catat kepemilikan, dan periksa berkala

Bab terakhir ini merangkum isi buku menjadi tiga kebiasaan. Kalau Anda hanya sempat mengerjakan isi bab ini, Anda sudah lebih siap daripada sebagian besar usaha seukuran Anda.

Kebiasaan pertama: amankan akun

Ada empat akun yang menentukan nasib kehadiran usaha Anda di internet: akun domain, akun tempat zona DNS dikelola, akun hosting, dan akun layanan email.

Untuk keempat akun tersebut, lakukan hal yang sama.

Aktifkan verifikasi dua langkah. Langkah ini paling besar pengaruhnya, dan hampir semua layanan menyediakannya secara gratis. Kata sandi bisa bocor tanpa Anda sadari, tetapi dengan verifikasi dua langkah, kata sandi yang bocor saja tidak cukup untuk masuk ke akun.

Gunakan kata sandi yang berbeda untuk setiap layanan. Kalau sulit mengingat semuanya, itu wajar, dan untuk itulah aplikasi pengelola kata sandi dibuat.

Pastikan email pemulihan tidak hanya dipegang oleh satu orang. Kalau semua pemulihan akun mengarah ke alamat pribadi seorang staf, maka sebenarnya staf itulah yang memegang kendali, bukan Anda.

Jangan memakai satu akun bersama untuk semua orang. Kalau layanan Anda mendukung pengguna terpisah dengan hak akses yang berbeda, gunakan fitur tersebut.

Kebiasaan kedua: catat kepemilikan

Sebagian besar kejadian merugikan yang dibahas di buku ini bukan disebabkan oleh masalah teknis, melainkan oleh pencatatan yang tidak rapi. Yang hilang biasanya bukan datanya, tetapi pengetahuan tentang siapa memegang apa.

Buat satu lembar catatan yang berisi hal-hal berikut, lalu simpan di tempat yang bisa diakses oleh lebih dari satu orang yang Anda percaya.

Nama domain, tempat pendaftarannya, tanggal kedaluwarsa, dan email pemilik yang tercatat.

Tempat zona DNS dikelola dan cara masuk ke sana.

Penyedia hosting dan cara masuk ke panelnya.

Layanan email, siapa administratornya, dan berapa kotak surat yang dipakai.

Semua layanan lain yang mengirim surat atas nama domain Anda.

Siapa penanggung jawab utama dan siapa penggantinya.

Lembar ini tidak perlu memuat kata sandi, karena kata sandi disimpan di aplikasi pengelola kata sandi. Lembar ini berfungsi sebagai peta, supaya orang tahu ke mana harus mencari.

Lampiran A menyediakan format lembar ini yang bisa langsung Anda isi.

Kebiasaan ketiga: periksa secara berkala

Setiap bulan, lakukan tiga pemeriksaan singkat yang tidak sampai sepuluh menit.

Isi formulir kontak di website Anda sendiri dan pastikan pemberitahuannya sampai, seperti dijelaskan di Bab 23.

Kirim satu surat dari alamat perusahaan ke alamat di luar perusahaan, lalu periksa apakah surat itu masuk ke kotak masuk atau ke folder spam.

Lihat sekilas laporan DMARC Anda kalau sudah dipasang, dan perhatikan apakah ada pengirim baru yang tidak Anda kenali.

Setiap tahun, tambahkan empat pemeriksaan berikut.

Periksa tanggal kedaluwarsa domain dan pastikan cara pembayarannya masih berlaku.

Periksa data pemilik domain dan pastikan masih benar, terutama kalau ada pergantian orang di perusahaan.

Bersihkan catatan SPF dari layanan yang sudah tidak dipakai, seperti dijelaskan di Bab 20.

Tutup akun email milik orang yang sudah lama keluar, dan pastikan penerusannya memang sudah tidak diperlukan.

Urutan pemeriksaan ketika ada masalah

Suatu hari pasti ada yang berhenti bekerja. Sebelum menelepon siapa pun, lakukan pemeriksaan singkat berikut. Lima menit pemeriksaan ini akan menghemat waktu Anda dan waktu orang yang Anda hubungi.

Pertanyaan pertama: yang bermasalah hanya website, hanya email, atau keduanya?

Kalau keduanya berhenti bersamaan, kemungkinan besar masalahnya ada di domain. Periksa dulu tanggal kedaluwarsanya. Domain yang kedaluwarsa adalah penyebab yang paling sering dan paling mudah diperbaiki.

Kalau hanya website yang tidak bisa diakses sementara email berjalan normal, domainnya tidak bermasalah. Periksa hosting dan catatan A seperti dijelaskan di Bab 11.

Kalau hanya email yang bermasalah sementara website berjalan normal, periksa catatan MX dan pengaturan layanan email Anda.

Pertanyaan kedua: apakah ada yang berubah belakangan ini? Sebagian besar masalah muncul setelah seseorang mengubah sesuatu, bahkan kalau perubahan itu dilakukan seminggu sebelumnya, karena TTL yang panjang seperti dijelaskan di Bab 12.

Pertanyaan ketiga: apakah masalahnya dialami semua orang atau hanya Anda? Periksa melalui jaringan seluler dan melalui alat pemeriksa di web. Kalau hanya Anda yang mengalaminya, masalahnya ada di perangkat atau jaringan Anda, bukan di layanannya.

Bawa jawaban dari ketiga pertanyaan ini ketika menghubungi penyedia layanan, supaya percakapannya jauh lebih singkat.

Penutup

Kalau dirangkum, seluruh isi buku ini bermuara pada satu gagasan sederhana: nama alamat usaha Anda di internet adalah aset, dan aset perlu dicatat, diamankan, dan diperiksa secara berkala.

Pak Danu tidak berubah menjadi orang teknis setelah membereskan semuanya. Ia hanya tahu di mana semuanya tersimpan, siapa yang memegang apa, dan apa yang harus diperiksa lebih dulu ketika ada yang tidak berjalan. Itu sudah cukup, dan itulah yang kami harapkan juga Anda dapatkan dari buku ini.