Menyusun alamat email untuk tim kecil
Menyusun alamat email kelihatannya hanya urusan selera. Padahal keputusan ini akan bertahan bertahun-tahun dan sulit diubah, karena begitu alamat tercetak di kartu nama dan tersimpan di ponsel pelanggan, mengubahnya berisiko membuat surat tidak sampai.
Dua jenis alamat
Alamat pribadi memakai nama staf, misalnya sari@ atau danu@. Alamat ini dipakai untuk hubungan yang bersifat personal dengan pelanggan.
Alamat peran memakai nama fungsi, misalnya info@, penjualan@, atau penagihan@. Alamat ini dipakai untuk urusan yang harus tetap berjalan walaupun orangnya berganti.
Usaha kecil membutuhkan keduanya. Kesalahan yang sering terjadi adalah hanya memiliki salah satu. Kalau hanya ada alamat pribadi, semua urusan terhenti ketika orangnya cuti. Kalau hanya ada alamat peran, pelanggan merasa seperti berkirim surat dengan mesin.
Aturan penamaan yang bertahan lama
Pilih satu pola lalu gunakan untuk semua orang. Nama depan saja paling enak dibaca dan paling mudah disebutkan lewat telepon. Untuk tim di bawah dua puluh orang, biasanya belum ada nama yang sama.
Kalau nanti ada dua orang dengan nama yang sama, tambahkan huruf pertama nama belakang untuk orang yang baru masuk, dan jangan mengubah alamat orang yang lebih dulu ada.
Hindari titik, garis bawah, dan angka, karena semuanya menyulitkan ketika disebutkan lewat telepon, sama seperti masalah nama domain di Bab 5.
Tulis semuanya dengan huruf kecil. Alamat email memang tidak membedakan huruf besar dan kecil, tetapi penulisan yang konsisten membuat bahan cetak Anda terlihat lebih rapi.
Untuk alamat peran, pilih satu bahasa dan gunakan secara konsisten. Kombinasi info@ dengan penjualan@ masih wajar karena kata info sudah umum dipakai, tetapi hindari satu perusahaan memiliki sales@ dan penagihan@ sekaligus.
Alias, penerusan, grup, dan kotak surat bersama
Keempat hal ini sering tertukar, padahal dampaknya terhadap biaya berbeda.
Alias adalah alamat tambahan yang suratnya masuk ke kotak surat yang sudah ada. Biasanya gratis, dan cocok untuk alamat peran yang ditangani oleh satu orang.
Penerusan mengirimkan salinan surat ke alamat lain, termasuk ke luar perusahaan. Fitur ini berguna untuk sementara waktu, tetapi sebaiknya tidak dijadikan cara kerja tetap. Surat yang diteruskan ke luar kadang gagal terkirim karena alasan yang dibahas di Bagian 5, dan salinan yang sudah keluar dari perusahaan sulit ditarik kembali.
Grup mengirimkan satu surat ke beberapa orang sekaligus. Cocok untuk alamat seperti penjualan@ yang perlu dilihat oleh tiga orang. Kekurangannya, tidak ada yang tahu siapa sudah membalas surat yang mana, sehingga pelanggan bisa menerima dua balasan yang berbeda atau malah tidak menerima balasan sama sekali.
Kotak surat bersama adalah satu kotak surat yang bisa dibuka oleh beberapa orang dengan akun masing-masing, dan balasannya terkirim atas nama alamat peran tersebut, tidak atas nama pribadi. Ini bentuk yang paling rapi untuk alamat peran yang ramai. Tersedia di layanan berbayar, kadang tanpa biaya tambahan, kadang dihitung sebagai satu pengguna.
Untuk usaha seukuran Cahaya Terang, susunan yang masuk akal biasanya seperti ini: kotak surat sendiri untuk pemilik dan staf yang berhubungan dengan pelanggan, ditambah alamat peran seperti info dan penagihan dalam bentuk alias atau kotak surat bersama.
Ketika ada staf yang masuk dan keluar
Buat aturan tertulisnya sekarang, sebelum ada yang keluar, karena menyusunnya di tengah perpisahan yang kurang baik selalu lebih sulit.
Ketika ada staf baru, buatkan alamat sendiri untuknya. Jangan menyerahkan alamat bekas orang lain beserta seluruh isinya kepada karyawan baru.
Ketika ada staf yang keluar, jangan langsung menghapus akunnya. Ganti kata sandinya, matikan aksesnya, lalu pasang penerusan ke penggantinya selama beberapa bulan supaya surat dari pelanggan yang masih mengirim ke alamat lama tidak terabaikan. Setelah itu barulah tutup akunnya, dan simpan arsipnya sesuai kebutuhan perusahaan.
Ada satu hal yang perlu dipastikan sejak awal: akun administrator layanan email harus dipegang oleh pemilik usaha, jangan hanya oleh staf teknis atau vendor. Prinsipnya sama dengan yang dibahas di Bab 4.
