SPF: siapa yang boleh mengirim atas nama Anda
SPF adalah sebuah daftar yang menjawab satu pertanyaan: server mana saja yang berhak mengirim surat atas nama domain Anda.
Daftar ini dipasang sebagai satu catatan TXT di DNS. Ketika surat dari domain Anda tiba di tempat penerima, penerima membaca daftar tersebut dan memeriksa apakah surat itu dikirim dari salah satu server yang terdaftar. Kalau tidak, surat itu akan dicurigai.
Bentuknya
Catatan SPF berupa satu baris teks yang selalu diawali penanda versi, diikuti daftar pihak yang diizinkan, lalu ditutup dengan satu penanda yang menentukan apa yang harus dilakukan terhadap pengirim di luar daftar.
Anda hampir tidak pernah perlu menyusunnya dari awal. Setiap penyedia email dan layanan pengiriman surat akan memberi tahu bagian mana yang harus Anda masukkan. Tugas Anda hanya menggabungkan semuanya dengan benar dalam satu baris.
Aturan yang paling sering dilanggar
Satu domain hanya boleh memiliki satu catatan SPF. Aturan inilah yang paling sering dilanggar, dan akibatnya paling merusak.
Biasanya kejadiannya seperti ini. Domain sudah memiliki catatan SPF dari penyedia hosting. Lalu Anda berlangganan layanan email baru, dan petunjuk pemasangannya meminta Anda menambahkan catatan SPF. Anda pun menambahkannya sebagai catatan baru, sehingga sekarang ada dua.
Akibatnya, tidak ada satu pun yang berlaku. Pemeriksaannya justru gagal sepenuhnya, dan keadaan ini lebih buruk daripada tidak memiliki SPF sama sekali.
Cara yang benar adalah menggabungkan isi keduanya dalam satu catatan. Kalau layanan A meminta Anda memasukkan sesuatu dan layanan B meminta hal lain, keduanya dimasukkan ke dalam satu baris yang sama, dipisahkan dengan spasi, dan penanda penutupnya hanya satu di bagian akhir.
Batas sepuluh pencarian
Ada satu batasan teknis yang perlu Anda ketahui walaupun Anda bukan teknisi.
Ketika penerima memeriksa SPF Anda, sebagian isi daftar itu mengharuskan penerima mencari lagi ke tempat lain. Jumlah pencarian tambahan seperti ini dibatasi sepuluh kali. Kalau daftar Anda memerlukan lebih dari sepuluh pencarian, pemeriksaan akan dihentikan dan dianggap gagal, walaupun isi daftarnya sebenarnya benar.
Batasan ini mudah terlampaui tanpa disadari, terutama kalau Anda memakai banyak layanan sekaligus: layanan email, layanan pengiriman surat dari website, alat pemasaran, dan sistem faktur. Masing-masing menambah jumlah pencarian.
Gejalanya membingungkan, karena SPF Anda terlihat benar ketika dibaca, tetapi hasil pemeriksaannya gagal. Kalau Anda mengalami hal ini, alat pemeriksa SPF di web bisa menunjukkan jumlah pencarian pada catatan Anda dan bagian mana yang paling banyak memakan jatah.
Cara mengatasinya adalah menghapus layanan yang sudah tidak dipakai dari daftar. Langkah ini paling sering terlewat, sehingga banyak domain masih mencantumkan layanan yang sudah berhenti dipakai sejak tiga tahun lalu.
Penanda penutup: lunak atau tegas
Di akhir catatan SPF ada satu penanda yang memberi tahu penerima apa yang sebaiknya dilakukan terhadap surat dari pengirim di luar daftar.
Penanda lunak berarti surat tersebut dicurigai tetapi tidak ditolak. Penanda tegas berarti surat tersebut ditolak.
Untuk sebagian besar usaha kecil, penanda lunak lebih aman dipakai sehari-hari, terutama kalau Anda belum yakin semua pihak yang mengirim surat atas nama Anda sudah terdaftar. Bab berikutnya menjelaskan cara mengetahuinya dengan pasti. Setelah Anda yakin, penanda tegas memberikan perlindungan yang lebih kuat.
Hal yang tidak dilindungi SPF
SPF memeriksa domain yang dipakai di lapisan pengiriman, dan domain ini tidak selalu sama dengan nama pengirim yang dilihat penerima di layar. Artinya, seseorang masih bisa membuat surat yang tampak seolah-olah dikirim dari alamat Anda meskipun SPF Anda sudah benar.
Celah ini ditutup oleh DKIM dan terutama DMARC, yang dibahas di bab berikutnya.
