Kenapa email Anda masuk folder spam
Sari mengirim penawaran ke bagian pembelian sebuah pabrik. Tiga hari kemudian ia menelepon untuk menanyakan tindak lanjutnya, dan orang di seberang telepon mengatakan belum menerima apa pun. Setelah dicari, penawaran itu ternyata ada di folder spam.
Kerugian terbesarnya sebenarnya bukan pada satu penawaran yang terlambat, tetapi pada penawaran-penawaran lain yang mungkin bernasib sama tanpa pernah Anda ketahui, karena tidak semua orang mau repot menelepon untuk memastikan.
Email yang masuk ke folder spam tidak terpental dan tidak memberi pemberitahuan apa pun. Dari sisi Anda, semuanya terlihat terkirim dengan normal.
Tiga hal yang dinilai oleh penerima
Setiap layanan email besar menilai surat yang masuk berdasarkan tiga hal. Pembagian ini penting dipahami, karena masing-masing memerlukan cara perbaikan yang berbeda.
Yang pertama adalah pembuktian identitas pengirim. Pertanyaan dasarnya: apakah surat ini benar-benar dikirim oleh pihak yang berhak memakai nama domain tersebut? Siapa pun bisa menuliskan nama pengirim apa saja di sebuah surat, sama seperti siapa pun bisa menuliskan nama pengirim apa saja di amplop pos. Yang membedakan surat asli dari surat palsu adalah tiga catatan DNS yang dibahas di dua bab berikutnya. Bagian ini paling teknis, tetapi juga paling bisa Anda kendalikan sepenuhnya, dan kalau sudah diatur dengan benar biasanya tidak perlu diubah lagi.
Yang kedua adalah reputasi. Layanan email mengingat perilaku setiap domain dan setiap alamat server pengirim. Kalau surat dari domain Anda sering ditandai sebagai spam oleh penerima, atau Anda sering mengirim ke alamat yang sudah tidak aktif, nilai Anda akan turun dan surat berikutnya akan diperiksa dengan lebih curiga. Reputasi dibangun dalam waktu lama, tetapi bisa rusak dalam waktu singkat.
Yang ketiga adalah isi dan pola pengiriman. Surat yang tiba-tiba dikirim ke ratusan alamat sekaligus, surat yang isinya seluruhnya berupa gambar tanpa teks, atau surat yang penuh tautan ke alamat yang tidak dikenal, akan diperiksa lebih ketat.
Penyebab yang paling sering pada usaha kecil
Untuk usaha seukuran Cahaya Terang, penyebab terbanyak biasanya tidak terletak pada isi surat, tetapi pada salah satu dari dua hal berikut.
Pertama, pembuktian identitas pengirim belum dipasang sama sekali. Ini keadaan bawaan kalau belum pernah ada yang mengurusnya. Surat Anda tetap bisa sampai, tetapi tanpa pembuktian, penilaian penerima sepenuhnya bergantung pada reputasi, dan itu rapuh.
Kedua, surat dikirim dari tempat yang tidak tercantum sebagai pengirim sah. Hal ini paling sering terjadi tanpa disadari. Misalnya, website Anda mengirim pemberitahuan pesanan atas nama domain Anda, sementara daftar pengirim sah hanya mencantumkan layanan email Anda. Dari sisi penerima, surat itu terlihat seperti dikirim oleh pihak yang mengaku-aku.
Memeriksa kondisi Anda saat ini
Ada satu cara cepat yang bisa dilakukan sekarang juga tanpa alat apa pun.
Kirim satu surat dari alamat perusahaan Anda ke alamat pribadi Anda di layanan email besar. Buka surat tersebut, lalu cari menu untuk melihat pesan asli atau detail pesan. Di dalamnya ada baris hasil pemeriksaan yang menyebutkan tiga nama, yaitu SPF, DKIM, dan DMARC, masing-masing dengan keterangan lulus atau gagal.
Kalau ketiganya lulus, berarti urusan pembuktian identitas sudah beres. Kalau ada yang gagal atau tidak muncul sama sekali, dua bab berikutnya menjelaskan cara memperbaikinya.
Selain itu, ada juga alat pemeriksa di web yang cara kerjanya mengharuskan Anda mengirim surat ke alamat khusus yang mereka sediakan, lalu mereka menampilkan laporan lengkapnya. Bagi pemula, laporan dari alat seperti ini lebih mudah dibaca.
