Memilih tempat menaruh email
Ada empat jenis pilihan yang umum dipakai usaha kecil di Indonesia. Bab ini membandingkannya apa adanya, termasuk kekurangan masing-masing.
Satu catatan sebelum mulai: harga, kapasitas, dan syarat paket cukup sering berubah. Karena itu bab ini membandingkan sifat dan cara kerjanya, tidak membandingkan angka. Angka pastinya bisa Anda periksa sendiri ketika akan membeli.
Email bawaan paket hosting
Hampir semua paket hosting sudah dilengkapi layanan email. Anda cukup membuat alamatnya melalui panel, tanpa biaya tambahan.
Kelebihannya jelas: tidak menambah pengeluaran, dan semuanya diurus di satu tempat.
Kekurangannya juga perlu Anda ketahui sebelum memilih. Kapasitas penyimpanannya berbagi dengan berkas website, sehingga kotak surat yang penuh bisa membuat website ikut bermasalah. Penyaring spamnya biasanya sederhana. Kemampuan surat Anda untuk sampai ke kotak masuk penerima bergantung pada reputasi alamat server yang dipakai bersama pelanggan lain di server yang sama, dan Anda tidak bisa mengendalikan perilaku mereka. Hal terakhir ini cukup sering menjadi penyebab surat masuk ke folder spam.
Cocok untuk usaha dengan satu sampai tiga alamat, jumlah surat yang sedikit, dan penggunaan yang tidak terlalu penting.
Google Workspace
Layanan berbayar dari Google yang ditagih per pengguna per bulan, dengan tampilan Gmail tetapi memakai domain Anda sendiri.
Kelebihannya: penyaring spam yang sangat baik, pencarian surat yang cepat, aplikasi ponsel yang sudah dikenal banyak orang, dan satu paket dengan penyimpanan berkas serta aplikasi pengolah dokumen. Pengelolaan akun staf juga mudah, termasuk ketika harus menutup akun orang yang keluar sambil menyerahkan isinya kepada penggantinya.
Kekurangannya: biaya per orang per bulan yang terus bertambah seiring jumlah staf. Alamat peran seperti info dan penjualan bisa dibuat tanpa biaya tambahan melalui alias, tetapi setiap kotak surat penuh untuk masing-masing orang tetap dihitung satu per satu.
Cocok untuk usaha yang stafnya sudah terbiasa dengan Gmail dan membutuhkan layanan yang andal tanpa perlu memikirkan urusan teknis.
Microsoft 365
Setara dengan Google Workspace dari segi kelas layanan, dengan Outlook sebagai aplikasi utamanya dan paket Office untuk sebagian tingkatan.
Kelebihannya: paling masuk akal kalau kantor Anda sudah memakai Word dan Excel setiap hari, karena email dan aplikasi kantor tergabung dalam satu langganan. Aplikasi kalender dan rapatnya juga rapi.
Kekurangannya: pilihan paketnya banyak dan membingungkan, sehingga orang mudah membeli tingkatan yang lebih mahal dari yang dibutuhkan. Pengaturannya juga terasa lebih rumit bagi pemula dibandingkan Google.
Cocok untuk kantor yang pekerjaannya banyak berkaitan dengan dokumen dan sudah memakai Office.
Zoho Mail
Layanan email dari perusahaan penyedia berbagai perangkat lunak bisnis. Harganya biasanya lebih murah daripada dua layanan sebelumnya, dan sering kali tersedia tingkatan gratis dengan batasan tertentu.
Kelebihannya: biayanya paling ringan, fiturnya cukup lengkap, dan email tetap terpisah dari hosting website Anda.
Kekurangannya: syarat dan batasan paket gratisnya berubah dari waktu ke waktu, jadi jangan menyusun rencana jangka panjang di atas paket yang bisa berubah sewaktu-waktu. Dukungan dan ekosistemnya juga tidak seluas dua layanan sebelumnya.
Cocok untuk usaha yang ingin memisahkan email dari hosting dengan biaya sekecil mungkin.
Cara memutuskan
Jawab tiga pertanyaan berikut secara berurutan.
Berapa orang yang membutuhkan kotak surat sendiri, bukan sekadar alamat penerusan? Kalau hanya satu atau dua orang, email bawaan hosting mungkin sudah cukup untuk saat ini.
Seberapa besar kerugiannya kalau satu surat penting hilang atau masuk spam? Kalau usaha Anda rutin mengirim penawaran dan faktur seperti Cahaya Terang, kerugiannya besar, dan itu alasan yang cukup untuk membayar layanan email khusus.
Aplikasi apa yang sudah dipakai staf Anda sehari-hari? Memaksakan aplikasi yang berbeda dari kebiasaan akan menyita waktu Anda untuk menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
Ada satu saran yang bisa saya berikan tanpa ragu: pisahkan email dari hosting website begitu email mulai berperan penting bagi pemasukan usaha Anda. Setelah terpisah, Anda bisa berganti penyedia website kapan saja tanpa menyentuh email sama sekali, dan sebagian besar risiko yang dibahas di Bab 13 pun hilang.
