Pindah email tanpa kehilangan arsip

Bab ini membahas hal yang paling sering dikhawatirkan, dan kekhawatiran itu wajar. Arsip surat selama bertahun-tahun berisi kesepakatan harga, riwayat pesanan, dan hal-hal lain yang tidak tercatat di tempat lain.

Kabar baiknya, email bisa dipindahkan tanpa kehilangan apa pun, asalkan Anda memahami satu hal yang dijelaskan berikut ini.

IMAP dan POP3, dan kenapa hal ini menentukan

Ada dua cara aplikasi email mengambil surat dari server.

Dengan IMAP, surat tetap tersimpan di server dan aplikasi hanya menampilkannya. Kalau Anda membaca surat di ponsel, surat itu juga terlihat sudah dibaca di laptop, karena semua perangkat melihat isi yang sama.

Dengan POP3, surat diunduh ke satu perangkat, dan sering kali langsung dihapus dari server setelahnya. Artinya, arsip Anda hanya ada di satu komputer.

POP3 adalah penyebab banyak kejadian yang disesali. Kalau selama ini email diambil dengan POP3 ke satu komputer kantor, arsip Anda tidak tersimpan di server, tetapi di dalam komputer tersebut. Kalau komputer itu rusak atau hilang, arsipnya ikut hilang, dan pindah penyedia email tidak akan bisa menyelamatkannya.

Karena itu, langkah pertama sebelum pindah adalah mencari tahu cara mana yang selama ini dipakai. Buka pengaturan akun di aplikasi email Anda dan lihat jenis akun yang tertulis di sana.

Urutan pemindahan yang aman

Aturan utamanya: jangan menghapus apa pun di tempat lama sampai seluruh proses selesai dan sudah diperiksa.

Pertama, buat akun di layanan baru beserta semua alamat yang diperlukan, tetapi jangan mengubah catatan MX dulu. Surat masih masuk ke tempat lama, dan memang itu yang diinginkan untuk sementara.

Kedua, pindahkan arsip lama. Sebagian besar layanan menyediakan alat pemindahan. Anda cukup memasukkan alamat server lama, nama pengguna, dan kata sandi, lalu menjalankannya. Kalau alat seperti itu tidak tersedia, ada cara lain yang selalu bisa dipakai: buka kedua akun sekaligus di satu aplikasi email di komputer, lalu salin folder dari akun lama ke akun baru. Untuk arsip yang besar, proses ini bisa memakan waktu berjam-jam, jadi biarkan komputernya tetap menyala.

Ketiga, periksa hasil salinannya. Bandingkan jumlah surat di beberapa folder penting, dan buka beberapa surat lama untuk memastikan lampirannya ikut tersalin.

Keempat, turunkan TTL catatan MX seperti yang dijelaskan di Bab 12, lalu ubah catatan MX ke server baru. Hapus catatan MX lama supaya tidak ada surat yang salah alamat. Ubah juga catatan SPF, dan pasang catatan yang diminta layanan baru untuk tanda tangan surat. Bagian ini dibahas lengkap di Bagian 5.

Kelima, tunggu dan amati selama beberapa hari. Kirim surat percobaan dari luar ke setiap alamat, dan periksa apakah masih ada surat yang masuk ke kotak surat lama.

Keenam, setelah beberapa minggu berjalan lancar, salin sekali lagi surat yang mungkin masih masuk ke tempat lama selama masa peralihan, ambil cadangannya, lalu tutup layanan lama.

Pengaturan di ponsel dan laptop

Setelah pindah, setiap perangkat perlu diatur ulang. Untuk sebagian besar layanan besar, pengaturannya bisa otomatis hanya dengan memasukkan alamat email dan kata sandi. Kalau harus diatur secara manual, penyedia Anda akan memberikan empat hal: alamat server masuk, alamat server keluar, nomor port masing-masing, dan jenis pengamanannya. Masukkan persis seperti yang diberikan, jangan menebak.

Pilih IMAP, jangan POP3.

Kalau layanan Anda memakai verifikasi dua langkah, aplikasi email lama kadang membutuhkan kata sandi khusus aplikasi, bukan kata sandi biasa. Inilah penyebab paling umum munculnya pesan bahwa nama pengguna atau kata sandi salah, padahal Anda yakin sudah benar.

Pesan galat yang sering muncul

Kalau surat keluar gagal terkirim sementara surat masuk berjalan normal, masalahnya hampir selalu ada di pengaturan server keluar: nomor port-nya salah, atau pengaturan yang mewajibkan login untuk mengirim surat belum diaktifkan.

Kalau semua perangkat tiba-tiba menolak kata sandi setelah Anda mengubah suatu pengaturan, periksa apakah layanan Anda meminta kata sandi khusus aplikasi.

Kalau surat masuk hanya muncul di perangkat tertentu, kemungkinan ada perangkat yang masih memakai POP3 dan mengambil surat lebih dulu.