Kerugian nyata memakai email gratisan

Selama enam tahun Pak Danu memakai alamat cahayaterangprinting di salah satu layanan email gratis. Ia tidak merasa dirugikan, karena emailnya sampai, pelanggan membalas, dan pesanan tetap masuk.

Kerugiannya baru terasa ketika percetakannya mulai melayani pabrik dan kantor yang lebih besar. Sebagian besar dari mereka tidak pernah mengatakannya terus terang. Tidak ada yang bilang penawarannya diabaikan karena alamat emailnya. Dampaknya lebih halus dan sulit dilacak.

Empat kerugian yang bisa diukur

Pertama, alamat gratisan menurunkan tingkat kepercayaan terhadap penawaran bernilai besar. Bagian pembelian di perusahaan besar sudah terbiasa menerima penawaran dari alamat yang memakai domain perusahaan. Penawaran dari alamat gratisan menimbulkan pertanyaan tambahan, dan pertanyaan tambahan memperlambat keputusan.

Kedua, dan ini yang paling mahal, alamat gratisan tidak bisa Anda ambil kembali. Kalau seorang staf memakai alamat pribadinya untuk melayani pelanggan lalu keluar dari perusahaan, seluruh riwayat percakapan dengan pelanggan itu ikut pergi bersamanya. Anda tidak bisa mengambil alih kotak surat pribadi seseorang. Dengan email berdomain sendiri, Anda cukup menutup akunnya dan mengalihkan suratnya kepada penggantinya.

Ketiga, alamat gratisan tidak bisa dipakai untuk mengirim surat atas nama domain Anda secara sah. Penjelasan teknisnya ada di Bagian 5. Singkatnya, sistem pembuktian pengirim yang dipakai layanan email besar bekerja berdasarkan nama domain. Kalau Anda tidak memiliki domain sendiri untuk email, tidak ada yang bisa Anda buktikan.

Keempat, alamat gratisan membuat Anda kehilangan promosi gratis. Setiap kali email Anda dibaca, nama domain Anda ikut terbaca. Kalau alamat Anda memakai nama layanan orang lain, yang mendapat promosi justru layanan tersebut.

Kalau domain sudah ada tetapi emailnya tetap gratisan

Ini keadaan yang paling sering kami temui di Indonesia. Usaha sudah punya domain dan websitenya sudah jalan, tetapi di kartu nama, di spanduk, dan di kolom kontak website justru tertulis alamat Gmail. Kadang bahkan nama alamatnya tidak ada hubungannya dengan nama usaha, misalnya memakai nama pemilik atau nama staf yang mengurus pemesanan.

Biasanya alasannya praktis. Alamat Gmail itu sudah dipakai sejak sebelum usahanya punya website, pelanggan lama sudah hafal, aplikasinya sudah ada di ponsel semua staf, dan tidak ada yang merasa perlu mengubahnya. Perlu diakui juga bahwa layanan gratisan memang punya kelebihan: penyaring spamnya bagus, aplikasinya enak dipakai, pencariannya cepat, dan suratnya hampir selalu sampai.

Namun kalau domainnya sudah ada, kerugian memakai email gratisan menjadi lebih besar daripada kalau domainnya memang belum punya. Ada empat alasannya.

Pertama, Anda sudah membayar tetapi tidak memakainya. Hampir semua paket hosting sudah menyertakan email berdomain sendiri tanpa biaya tambahan, seperti dibahas di bab berikutnya. Jadi alamat berdomain itu sebenarnya sudah Anda bayar setiap tahun, hanya belum dipakai.

Kedua, dua alamat yang berbeda membuat pelanggan ragu. Website tertulis cahayaterang.co.id sementara emailnya memakai layanan gratisan. Bagi pelanggan lama hal ini tidak masalah, tetapi bagi calon pelanggan baru yang belum mengenal Anda, dua identitas yang tidak nyambung menimbulkan keraguan kecil, dan keraguan kecil itu berpengaruh ketika nilai transaksinya besar.

Ketiga, dan ini yang paling berbahaya, keadaan seperti itu memudahkan penipuan. Kalau pelanggan sudah terbiasa menerima surat dari alamat gratisan atas nama usaha Anda, mereka tidak akan curiga ketika menerima surat dari alamat gratisan lain yang namanya mirip. Penipu tidak perlu repot membuat domain palsu, cukup membuat alamat gratisan baru. Dengan email berdomain sendiri, pelanggan punya satu patokan yang jelas, dan apa pun yang datang di luar patokan itu patut dicurigai. Jenis penipuan ini dibahas lengkap di Bab 24.

Keempat, perlindungan yang dibahas di Bagian 5 tidak bisa bekerja. SPF, DKIM, dan DMARC semuanya bekerja berdasarkan nama domain. Kalau surat Anda keluar lewat alamat gratisan, ketiga pengaturan itu tidak melindungi apa pun, karena yang dipakai bukan domain Anda.

Dua cara pindah tanpa kehilangan kenyamanan

Yang membuat orang enggan pindah biasanya bukan biayanya, tetapi rasa takut kehilangan kemudahan yang sudah ada. Ada dua cara yang mempertahankan kemudahan itu.

Cara pertama, tetap memakai tampilan Gmail tetapi dengan alamat berdomain sendiri. Inilah yang ditawarkan Google Workspace, yang dibahas di bab berikutnya. Tampilan, aplikasi, dan cara kerjanya sama persis dengan yang sudah biasa dipakai staf Anda, hanya alamatnya yang berubah. Ini pilihan yang paling mulus, dengan konsekuensi biaya bulanan per orang.

Cara kedua, tanpa biaya tambahan, yaitu memakai email berdomain sendiri dari paket hosting Anda, lalu menambahkannya ke aplikasi Gmail yang sudah ada di ponsel staf. Aplikasi Gmail bisa menampung akun email dari layanan lain, sehingga staf tetap membuka satu aplikasi yang sama. Pengaturannya memerlukan data server masuk dan server keluar dari penyedia hosting Anda, seperti dijelaskan di Bab 18.

Apa pun cara yang dipilih, biarkan alamat gratisan yang lama tetap aktif selama beberapa bulan dan pasang penerusan ke alamat baru, supaya pelanggan lama yang masih mengirim ke sana tidak terabaikan. Pada saat yang sama, ganti alamat yang tercantum di website, kartu nama, dan tanda tangan email dengan alamat yang baru.

Kapan alamat gratisan masih tepat dipakai

Alamat gratisan tetap punya kegunaan, dan Bab 4 sudah menyebutkan salah satunya.

Kontak pemilik domain sebaiknya justru memakai alamat di luar domain Anda sendiri, supaya tetap bisa dibuka kalau domainnya bermasalah. Alamat cadangan seperti ini juga berguna untuk pemulihan akun dan untuk mendaftar ke layanan yang tidak berhubungan dengan pelanggan.

Buat satu alamat seperti itu atas nama perusahaan, jangan atas nama pribadi seseorang, dan aktifkan verifikasi dua langkah. Catat siapa yang memegangnya di catatan kepemilikan Anda.

Apa yang berubah setelah pindah

Setelah memakai email berdomain sendiri, pemilik usaha biasanya tidak langsung merasakan lonjakan pesanan. Yang terasa adalah perubahan-perubahan kecil yang lama-lama berpengaruh: penawaran lebih jarang dipertanyakan keasliannya, staf baru bisa langsung dibuatkan alamat dalam lima menit, dan riwayat percakapan tetap tersimpan di perusahaan ketika orangnya berganti.

Yang tidak otomatis berubah adalah kemampuan surat Anda untuk sampai ke kotak masuk penerima. Hal itu memerlukan pengaturan tersendiri, yang dibahas di seluruh Bagian 5.