Mengirim dari website dan aplikasi
Ada satu jenis surat yang paling sering bermasalah tetapi paling jarang diperiksa, yaitu surat yang dikirim otomatis oleh website atau aplikasi Anda.
Bentuknya bermacam-macam: pemberitahuan ada yang mengisi formulir kontak, konfirmasi pesanan, faktur yang terkirim otomatis, atau pengingat jatuh tempo. Semuanya dikirim tanpa ada orang yang menekan tombol kirim, sehingga kalau gagal, tidak ada yang mengetahuinya.
Kenapa mengirim langsung dari server website sering gagal
Kebanyakan website secara bawaan mengirim surat langsung dari server tempat website itu berjalan. Cara ini paling mudah dan tidak memerlukan pengaturan apa pun, dan justru di situlah masalahnya.
Server website umumnya tidak dirancang sebagai server surat. Alamat servernya sering tidak memiliki reputasi pengiriman sama sekali, atau malah memiliki reputasi buruk karena dipakai bersama banyak pelanggan lain. Suratnya juga sering tidak tercantum dalam daftar SPF Anda dan tidak ditandatangani dengan DKIM, sehingga gagal dalam pemeriksaan yang dibahas di dua bab sebelumnya.
Gejalanya biasanya seperti ini: surat dari formulir kontak masuk ke folder spam Anda sendiri, atau tidak pernah sampai sama sekali. Pemilik usaha lalu menyimpulkan bahwa formulir kontaknya rusak, padahal yang bermasalah adalah cara pengirimannya.
Cara yang benar
Kirim surat dari website melalui layanan pengiriman yang memang dirancang untuk itu, atau melalui akun email perusahaan Anda sendiri.
Untuk usaha kecil dengan jumlah surat yang sedikit, cara paling sederhana adalah mengatur website supaya mengirim surat melalui akun email perusahaan. Sebagian besar sistem website memiliki pengaturan untuk hal ini, kadang perlu tambahan kecil. Anda cukup memasukkan alamat server keluar, nama pengguna, dan kata sandi, sama seperti mengatur aplikasi email di ponsel. Dengan begitu surat dikirim melalui jalur yang sama dengan surat yang Anda kirim sendiri, sehingga pembuktian identitasnya ikut beres.
Kalau jumlah suratnya lebih besar atau suratnya penting, gunakan layanan pengiriman khusus. Anda mendaftar, mereka memberikan kunci dan beberapa catatan DNS untuk dipasang, lalu website Anda mengirim surat melalui layanan mereka.
Apa pun pilihannya, ada satu langkah yang tidak boleh dilewatkan: daftarkan jalur baru tersebut di SPF Anda, dan pasang catatan DKIM yang mereka berikan. Tanpa langkah ini, masalahnya hanya berpindah tempat dan tidak terselesaikan.
Alamat pengirim yang tepat
Jangan memakai alamat pengirim yang tidak benar-benar ada, misalnya noreply di domain Anda yang kotak suratnya tidak pernah dibuat. Kalau ada yang membalas, balasannya akan hilang.
Lebih baik gunakan alamat yang benar-benar ada, misalnya alamat peran yang dibahas di Bab 17. Kalau Anda memang tidak ingin menerima balasan, tetap buatkan kotak suratnya, lalu pasang balasan otomatis yang mengarahkan pengirim ke alamat yang tepat.
Ada satu kesalahan lain yang sering terjadi pada formulir kontak, yaitu memakai alamat email orang yang mengisi formulir sebagai alamat pengirim. Kelihatannya praktis karena Anda bisa langsung membalas, tetapi artinya website Anda mengirim surat atas nama domain milik orang lain, dan pola seperti inilah yang akan gagal dalam pemeriksaan. Cara yang benar adalah memakai alamat perusahaan Anda sebagai pengirim, lalu memasang alamat orang yang mengisi formulir sebagai alamat balasan.
Memisahkan jalur transaksi dan promosi
Kalau Anda mengirim surat massal seperti yang dibahas di bab sebelumnya, pisahkan jalurnya dari surat transaksi.
Cara paling sederhana bagi usaha kecil adalah mengirim surat promosi melalui layanan surat massal, sedangkan faktur dan konfirmasi dikirim melalui jalur email perusahaan biasa. Dengan dua jalur yang berbeda, reputasinya pun terpisah. Kalau ada kampanye promosi yang mendapat banyak keluhan, faktur Anda tetap aman.
Lakukan pengujian secara berkala
Surat otomatis bisa berhenti bekerja tanpa disadari. Kata sandi diganti, layanan pengiriman diganti, atau catatan SPF dirapikan oleh orang lain, dan sejak itu formulir kontak Anda tidak lagi mengirim apa pun.
Karena itu, masukkan pengujian ini ke dalam daftar periksa bulanan Anda di Bab 25. Isi formulir kontak di website Anda sendiri seperti pelanggan biasa, lalu periksa apakah pemberitahuannya sampai, termasuk memeriksa folder spam.
