Pesan salam dan pesan di luar jam kerja
Aplikasi WhatsApp Business punya dua pesan otomatis, dan keduanya sering disalahgunakan dengan cara yang sama, yaitu dijejali seluruh peraturan toko sampai pembeli malas membaca lalu langsung menutup layar.
Tugas keduanya sebenarnya berbeda, jadi sebaiknya dibedakan sejak awal.
Pesan salam terkirim ke orang yang baru pertama kali chat dengan Anda, dan ke orang yang sudah lama tidak menghubungi Anda. Tugasnya membuka percakapan.
Pesan di luar jam kerja terkirim di luar jam yang Anda atur di profil bisnis. Tugasnya memberi kepastian, dan cuma itu.
Yang salah dengan pesan salam kebanyakan orang
Contoh yang sering saya temui:
Selamat datang di Kue Rina! Terima kasih telah menghubungi kami. Untuk pemesanan silakan isi format berikut: Nama, Alamat lengkap, Nomor HP, Pesanan, Tanggal ambil. Pembayaran DP 50% dan pelunasan H-1. Pesanan minimal H-2 untuk kue kering dan H-7 untuk hampers. Untuk pembatalan DP tidak dapat dikembalikan. Jam operasional Senin sampai Sabtu 08.00 sampai 17.00. Terima kasih atas kepercayaan Anda.
Semua isinya benar, dan semua isinya juga terlalu dini. Orang yang baru mengetuk pintu Anda belum tahu apakah dia jadi memesan atau tidak, dan Anda sudah menyodorkan syarat pembatalan.
Pesan seperti ini melakukan dua kerusakan sekaligus. Pertama, dia panjang, dan pesan panjang di layar HP terbaca seperti dinding. Kedua, dia menempatkan pembeli sebagai pihak yang harus mengerjakan sesuatu, padahal dia baru mau bertanya.
Aturan menulis pesan salam
Tiga baris sudah cukup. Sebutkan nama usaha, katakan bahwa pesannya sudah masuk, lalu berikan satu hal yang bisa dia kerjakan sekarang.
Halo, terima kasih sudah menghubungi Kue Rina.
Chat Anda sudah masuk, dibalas paling lambat satu jam pada jam kerja.
Sambil menunggu, daftar lengkap dan harganya bisa dilihat di sini: wa.me/c/6281234567890
Baris ketiga adalah yang paling banyak bekerja. Selama Anda belum sempat membalas, pembeli sudah bisa melihat-lihat sendiri, dan sering kali dia sudah memilih barang sebelum Anda sempat mengetik satu huruf pun.
Syarat pemesanan, uang muka, dan aturan pembatalan tetap perlu disampaikan, tapi tempatnya nanti, saat pembeli sudah menyebut apa yang dia mau. Bab 15 membahas caranya.
Kapan pesan salam sebaiknya dimatikan
Kalau Anda hampir selalu membalas dalam lima menit, pesan salam justru merugikan. Pembeli menerima dua pesan berturut-turut, satu dari mesin dan satu dari Anda, dan yang pertama membuat yang kedua terasa kurang tulus.
Mau dimatikan atau dihidupkan, sebaiknya Anda uji sendiri selama dua minggu.
Pesan di luar jam kerja
Yang dicari orang di sini cuma satu, yaitu kapan dia dibalas. Jawab itu saja, lalu berhenti.
Halo, terima kasih sudah menghubungi Kue Rina.
Kami membalas chat Senin sampai Sabtu, jam 08.00 sampai 17.00. Pesan Anda sudah masuk dan akan dibalas pada jam kerja berikutnya.
Katalog dan harga bisa dilihat kapan saja di wa.me/c/6281234567890
Yang biasanya membuat pesan ini gagal bukan isinya, tapi jam buka yang tidak jujur. Kalau di profil bisnis Anda menulis buka sampai jam sembilan malam padahal Anda berhenti membalas jam lima sore, pesan otomatis ini tidak akan menyala pada jam yang seharusnya, dan pembeli menunggu tanpa kabar selama empat jam.
Jadi yang perlu diperbaiki jam bukanya, bukan pesannya.
Hari libur
Pesan di luar jam kerja bisa diatur untuk hari-hari yang Anda tandai libur. Menjelang Lebaran, Natal, atau saat Anda tutup beberapa hari, ubah pesan ini dari jauh hari, jangan pada hari H. Pembeli yang tahu toko Anda tutup dari pesan otomatis akan kembali lagi nanti, sementara pembeli yang menunggu tiga hari tanpa kabar akan mencari toko lain.
