Bekerja bertiga di satu nomor
Selama nomor usaha cuma Anda yang pegang, semua yang dibahas sampai sini berjalan mulus. Begitu ada orang kedua, muncul masalah yang tidak bisa dipecahkan oleh fitur mana pun di aplikasi ini, dan harus dipecahkan oleh aturan yang Anda buat sendiri.
Perangkat tertaut
Satu akun WhatsApp Business bisa dipakai di satu telepon utama ditambah maksimal empat perangkat tertaut. Perangkat tertaut itu bisa berupa WhatsApp Web di peramban, aplikasi desktop di komputer, tablet, dan juga HP kedua.
Cara menautkan komputer: buka pengaturan di telepon utama, pilih perangkat tertaut, lalu pindai kode QR yang muncul di layar komputer. Setelah tertaut, telepon utama tidak perlu terhubung ke internet supaya perangkat lain tetap bisa dipakai.
Cara menautkan HP kedua sedikit berbeda, dan langkahnya mudah keliru. Pasang WhatsApp Business di HP kedua, buka, setujui ketentuannya, lalu berhenti saat layar meminta nomor telepon. Jangan isi nomornya. Ketuk menu tiga titik di pojok kanan atas, pilih tautkan sebagai perangkat pendamping, lalu pindai kode QR yang muncul dengan telepon utama. Kalau nomornya terlanjur diisi, hapus dulu data aplikasinya dan ulangi dari awal.
Dengan cara ini, karyawan Anda bisa membalas chat toko dari HP-nya sendiri tanpa perlu memegang HP Anda, dan tanpa perlu kartu SIM nomor usaha ada di tangannya.
Ada dua batas yang perlu Anda tahu sebelum menyusun jadwal kerja.
Riwayat chat lama kadang tidak tampil. WhatsApp sendiri menyebutkan bahwa sebagian perangkat tertaut tidak menampilkan riwayat sampai satu tahun ke belakang. Kalau Anda perlu memeriksa percakapan lama, bukalah di telepon utama.
Perangkat yang menganggur diputus otomatis setelah tiga puluh hari. Komputer kasir yang jarang dipakai perlu ditautkan ulang, dan itu selalu terjadi pas Anda sedang sibuk.
Yang tidak disediakan aplikasi ini
Kalau Anda pernah memakai sistem layanan pelanggan yang sesungguhnya, Anda akan segera merasakan apa saja yang hilang di sini:
Tidak ada penugasan. Tidak ada cara menandai bahwa chat ini dipegang si A
Tidak ada catatan siapa membalas apa. Semua pesan keluar atas nama toko
Tidak ada pencegahan tabrakan. Dua orang bisa membalas pertanyaan yang sama dengan jawaban berbeda, dan pembeli melihat keduanya
Ketiganya cuma bisa diselesaikan dengan aturan antarmanusia, sebab tidak ada tombolnya.
Empat aturan yang membuat kerja bertiga tidak kacau
Bagi giliran berdasarkan jam, jangan berdasarkan jenis chat. Satu orang memegang satu rentang jam, sendirian. Pembagian berdasarkan jenis chat selalu gagal, karena tidak ada yang tahu jenis sebuah chat sebelum dia membukanya.
Tanda tangani balasan dengan inisial. Cukup satu huruf di akhir pesan, misalnya "- R". Ini menghilangkan kebingungan pembeli yang merasa jawabannya berubah-ubah, sekaligus membuat Anda bisa melacak siapa yang menjanjikan apa.
Pakai label untuk menandai serah terima. Kalau sebuah chat perlu dilanjutkan orang berikutnya, pindahkan ke label khusus, misalnya 0 Titip, lalu tulis satu pesan singkat ke pembeli bahwa rekan Anda yang akan melanjutkan.
Larang balasan dari luar giliran. Ini aturan yang paling sering dilanggar sekaligus paling sering menyebabkan tabrakan. Kalau Anda sedang tidak bertugas, jangan membalas walaupun Anda melihat chatnya masuk.
Keamanan perangkat tertaut
Bagian ini selalu terlupakan sampai ada karyawan yang keluar.
Periksa daftar perangkat tertaut sebulan sekali, dan keluarkan yang tidak Anda kenali. Kalau ada karyawan yang berhenti, keluarkan perangkatnya pada hari terakhir dia bekerja, jangan seminggu kemudian.
Perlu diingat juga bahwa perangkat tertaut punya akses penuh: bisa membaca semua percakapan lama, mengirim pesan atas nama usaha Anda, dan mengubah label. Di aplikasi ini memang tidak ada tingkatan akses.
Kalau aturan di atas mulai sering dilanggar
Itu tandanya usaha Anda sudah melewati kapasitas alat ini, dan biasanya bukan karena timnya tidak disiplin. Aturan antarmanusia memang cuma bertahan sampai jumlah orang tertentu.
Tandanya cukup jelas: Anda butuh lebih dari empat orang membalas bersamaan, atau Anda mulai butuh tahu berapa lama tiap chat dibalas dan siapa yang menanganinya. Kalau dua hal itu sudah muncul, silakan baca Bab 24.
